Аудитория не может ждать. И вы должны сделать все, чтобы о вас
говорили, а мероприятие, которое вы организовали, начали цитировать.
Подготовку к мероприятию можно условно разделить на три этапа:
подготовка, мастер-класс, отзывы и анализ. Но если присмотреться, то
этапов больше.
1. Поиск аудитории.
Мастер-класс - это не просто беседа за
чашкой чая или посиделки, где говорят ни о чем. Вы должны провести свое
мероприятие на самом высшем уровне. Перед тем, как соглашаться и
платить за аренду помещения, стоит внимательно изучить его. Посмотрите,
хватает ли вам розеток. Мысленно представьте, где будут стоять столы с
минеральной водой для докладчиков. Где расположите проектор и экран для
него. Вообразите, как вы выделите докладчиков и организаторов и куда
посидите. Проверьте акустику помещения, чтобы не оказалось, что вас
услышат только первые ряды.
2. Атрибутика.
Когда
остановитесь на определённом помещении, нужно начинать заказывать
атрибутику с вашим логотипом. Не стоит скупиться. Ведь каждая бумажка
может привести слушателя к вам, если его заинтересует что-нибудь.
Решите,
на какую аудиторию, стоит рассчитывать. Это даст вам возможность
определить, как стоит выделить лидеров мероприятия. Оптимально - это
бэдж, а если хотите, чтобы люди никак не пропустили значимых людей,
которые могут стать источником подачи информации о вашей компании,
можете выдать докладчикам и организаторам одинаковую форму.
3. Взаимодействие со СМИ.
Чтобы
мероприятие не провалилось, сразу как определитесь с аудиторией, стоит
разместить пресс-релизы в печатных и электронных СМИ. Опубликуйте
сообщения на информационных сайтах. Чтобы не давать информацию на
ненужных ресурсах, стоит определиться какой круг людей должен узнать о
мероприятии.
4. Подготовка перед мероприятием.
Чтобы во
время мастер-класса не было заминок, стоит придти в помещение заранее и
подготовить всю аппаратуру. Если будет возможность стоит проверить все
мультимедийные мероприятия.
Для особых гостей стоит
зарезервировать стул. Желательно, чтобы он был как можно ближе. На
видное место стоит положить ручки и бумагу, которую могут брать все.
Также перед началом стоит спросить, у всех ли есть где записать и чем
записать.
5. Кофе брейк.
Если такое мероприятие
подготовлено, стоит заранее продумать, как оно будет реализовано.
Главное, что будут пить гости и чем вы сможете их угостить. Лучше
всего, чтобы был выбор. Ведь, кто не захочет кофе, а кому-то будет по
душе минералка, а девушки очень любят сок. Поэтому чтобы люди смогли
обменяться визитками и немного пообщаться, стоит сделать из кофе-брейка
маленькое мероприятие с небольшой барной стойкой.
6. Заключительная часть мероприятия.
На
заключительную часть стоит оставить самое вкусное, что у вас есть. Не
стоит жалеть время на вопросы, которые могут возникнуть. Лучше не
успеть рассказать одну главу, чем монотонно закончить выступление. Для
этого всегда у докладчика должна быть запасная тема, к которой он мог б
обратиться, если вдруг не будет вопросов.
7. Сбор отзывов о мероприятии.
Если
вы хотите сразу получить отзывы, можно поставить несколько стоек с
книгами, где каждый смог бы написать свое мнение и оставить вам
пожелание.
После завершения мастер-класса стоит тщательно
отследить публикации в прессе. Они могут появляться каждый год.
Например, если на вас будут ссылаться. По возможности пытайтесь
отвечать на каждое упоминание о вашей встрече.
8. Анализ
Заключительный
этап, где вы должны сделать выводы, взвесить все мнения и решить, стоит
ли проводить очередное мероприятие. Во время анализа стоит, также
увидев отрицательные стороны, попытаться их сразу же исправить, хотя бы
на бумаге. Это даст возможность в дальнейшем проводить мероприятия на
самом высоком уровне.
Удачных вам мастер-классов и только положительных отзывов об их проведении.
|
Главная 
